G5

G5

Saturday, April 30, 2011

FƏALİYYƏT ƏSASLI İŞ ANALİZİ

İŞ ANALİZİ

Şirkətlərdə yüzlərlə fəaliyyətlər icra edilir. Hansısa planlar hazırlanılır, nələrsə ölçülür, məlumatlar qeydə alınır, uçotu aparılır, məhsullar satılır, mal material təchiz olunur, işə işçi götürülür, iş nəticələri audit olunur, analizlər aparılır vs. Şirkətlər bu fəaliyyətlərin icra olunması üçün müxtəlif struktur bölmələri qurur və vəzifələr yaradır və bu fəaliyyətlər o vəzifələrə təyin olunur.
Bəzi standart vəzifələrdə (xüsusi ilə dövlət təşkilatları və qurumlarında) bu fəaliyyətlərin təyin olunması artıq qəlib forması almışdır və demək olar ki bütün müəssisələrdə həmin vəzifələr eyni fəaliyyətləri icra edirlər. Məsələn, baş mühasib, kadrlar üzrə mütəxəssis, eyni istehsalat növü üzrə və eyni avadanlılqlarla iş görən operatorlar, mühafizəçiləri bu kateqoriyaya aid etmək olar. Lakin şirkətlərin böyüklüyündən, fəaliyyət sahəsindən, idarəolunma stilindən asılı olaraq bu vəzifələrin fəaliyyətlərində, məsuliyyət və səlahiyyətlərində böyük dəyişikliklər ola bilir. Bir çox şirkətlərdə baş mühasibin iqtisadçı və maliyyə analitikinə aid işlərin də apardığını, kassirin mühasibat uçotunu da icra etdiyini, hətta mühasibat uçotunu aparanda istifadə etdiyi texnikaların, bilik və bacarıqların digər şirkətlərdən fərqlilik göstərdiyinin şahidi oluruq. Bütün bunları nəzərə alaraq, iş analizi aparılarkən və vəzifələr dərəcələndirilərkən bu proses fəaliyyətlər səviyyəsində aparılmalıdır. Bu şəkildə əldə edəcəyimiz informasiya daha dolğun və düzgün olacaqdır.
MECCA Consulting şirkətinin məhsulu olan Mahmudoff modeli HR sistemlərinin əsas bünövrəsi olan iş analizini fəaliyyət əsaslı aparır və bu bünövrənin üzərində inşa olunan kadr planlama, əməkhaqqı, işə qəbul, performans, təlim və inkişaf, kariyera sistemləri üçün çox əhəmiyyətli məlumat bazası hazırlayır.

Şəkil 1 – İş analizinin HR sistemləri ilə qarşılıqlı əlaqəsi strukturu

  
Şəkil 1-dəki strukturda da göstərildiyi kimi, iş analizi prosesində əsas analiz olunacaq mövzular aşağıdakı kimidir :
·         Vəzifə tələbləri
o   Tələb olunan təhsil
o   Tələb olunan təcrübə
o   Tələb olunan sertifikatlar
·         Yetkinliklər
o   (qeyd – çox əhəmiyyətli mövzu olduğu üçün vəzifə tələblərindən ayrı ələ alınmışdır)
·         İşin xüsusiyyəti
o   Vəzifəyə bağlı fəaliyyətlərin düzgün təyini və izahı
o   Fəaliyyətin icrası ilə bağlı məsuliyyət
o   Fəaliyyətin icrası ilə bağlı səlahiyyətlər
o   Fəaliyyətin çətinliyi, əhəmiyyəti və məsuliyyəti
·         Vaxt norması
o   İşin icra olunma müddəti (min, max, orta)
o   İşin icra olunma periodu (min, max, orta)

Şəkil 2 – İş analizi forması (nümunə)


Şəkil 2-də Mahmudoff modelinin iş analizi formasının nümunəsi göstərilmişdir. Şəkildə təlim meneceri vəzisinə aid olunan fəaliyyətlər analiz olunmuşdur. Lakin bu proses başlamadan öncə iş analizini aparacaq mütəxəssis şirkətin biznes proseslərini ətraflı bir şəkildə analiz etməlidir. Şirkətin daha öncə yazılmış əsas və alt biznes prosesləri əldə olunmalı, əgər yoxdursa yazılmalıdır.
Biznes proseslərdəki hər bir fəaliyyət nömrələnir və daha sonra bu nömrələr təşkilati strukturdakı vəzifələrə təyin olunur. Beləliklə, şirkətin strategiyası və biznes prosesləri əsasında təşkilati struktur hazırlanılır və iş bölgüsü aparılır.
İş analizini başlatmadan öncə icra ediləcək digər proses isə dərəcələndirmə kriteriyalarının müəyyənləşdirilməsidir. Mahmudoff modeli istifadəçilərinə toplamda 14 kriteriya təklif edir. Şirkətin xüsusiyyətlərinə görə bu kriteriyalardan uyğun olanları seçilir və məqalənin növbəti hissəsində göstərilən qaydada əmsallar təyin olunur. Dərəcələndirmə kriteriyaları müəyyənləşdirildikdən sonra bu kriteriyalar iş analizi formasına daxil edilir.
İş analizi forması tam hazırlandıqdan sonra iş analizi prosesini başlatmaq olar. Mahmudoff modelində iş analizi prosesi üz-üzə görüşmələr vasitəsilə aparılır.
İş analizi prosesi ilə əlaqəli aşağıda sadalanan digər məqamlara da diqqət yetirilməlidir :
  •  Görüşmələr başlamadan əvvəl görüşmə planı hazırlanaraq aidiyyatı şəxslərə göndərilməli və görüşmənin məqsədi və detalları ilə əlaqədar həmin şəxslər öncədən məlumatlandırılmalıdırlar.
  •  Görüşmə zamanı qarşı tərəfdəki şəxs maksimum rahatladılmalı, istənilən məlumatları əldə etmək üçün bədən dili və müsahibə texnikalarından tam şəkildə istifadə edilməlidir.
  •  İş analizində işçilərin yox, vəzifələrin analizini, eyni zamanda hal-hazırki vəziyyətin yox, ideal vəziyyətin təsvir edildiyini həm mütəxəssis dərk etməli, həm də qarşı tərəfdəki şəxsə bu bildirilməlidir.
  •  Hər bir vəzifə üzrə ortalama 4 fəaliyyət ola bilər. Elə vəzifələr vardır ki, sadəcə bir fəaliyyəti icra edir. Qarşı tərəfə izah etmək lazımdır ki, fəaliyyətin az olması, onun az iş gördüyü mənasına gəlmir. Fəaliyyət sayısını süni şəkildə artırmağın qarşısı alınmalıdır.
  •  Əsas iş tipləri planlamaq, təşkil etmək, nəzarət etmək, ölçmək və qiymətləndirmək, inkişaf etdirmək, uçot aparmaq vs-dır. İş analizi apararkən işlər bu qaydaya uyğun olaraq çox düzgün qruplaşdırılmalıdır. İş analizinin ən çətin hissəsi prosesi düzgün qavrayaraq fəaliyyət və iş addımlarını düzgün ayırd etmək və qruplaşdırmaqdır. Bunu düzgün aparmaq üçün biznes prosesər haqqında biliklər və böyük təcrübə lazımdır.
  •  İş analizinin ən əhəmiyyətli nəticələrindən biri yetkinliklərin müəyyənləşdirilməsi və yetkinlik kataloqunun hazırlanmasıdır. Proses zamanı hər bir fəaliyyət üçün yetkinliklər ayrıca təyin olunur və toplanılır.
  •  Fəaliyyətə yetkinlik təyin olunan zaman daha düzgün informasiya əldə etmək üçün vəzifə tamamilə nəzərə alınmamalı, sadəcə o fəaliyyətin tələblərinə fikir verilməlidir. Məsələn, analitik bir vəzifəyə rutin bir fəaliyyət təyin olunmuşdur. Bu rutin fəaliyyət analizi zamanı həmin fəaliyyətə “rutin işlərə uyğunluq” yetkinliyi təyin edilərkən vəzifənin analitikliyi düşünülməməli və fəaliyyət hansı yetkinliyi tələb edirsə o yetkinlik də təyin edilməlidir. Beləliklə, bu çox analitik işin yetkinliklərindən biri də, “rutin işlərə uyğunluq” yetkinliyi ola bilər.
  •  İşi analiz edərkən seçilmiş dərəcələndirmə kriteriyalarına əsasən qeydlər aparılmalı və iş analizi formasında əks etdirilməlidir. Bunun üçün analiz aparan mütəxəssisin dərəcələndirmə metodologiyasına dərindən hakim olması və kriteriyaları əzbər bilməsi tələb olunur. Əks halda, analiz düzgün istiqamətə yönəldilməyəcək və bu da dərəcələndirmə prosesinə öz mənfi təsirini göstərəcəkdir.
Məqalənin növbəti hissəsində Mahmudoff modelinin dərəcələndirmə metodologiyası haqqında ətraflı məlumatlar veriləcəkdir.

Elvin Mahmudov
MECCA Consulting, Konsultant

No comments:

Post a Comment